Ref Case Arendt Services – Arendt et Dynamics 365 (AS360)

Nous sommes un professionnel du secteur financier agissant sous la supervision de la CSSF et sommes autorisés en tant qu'agent d'administration central et de transfert pour des fonds d'investissement réglementés et non réglementés.

Arendt Services est divisé en 5 lignes de services :

• Services Corporatifs
• Services d'Administration de Fonds
• Services de Gouvernance
• Services de Conformité Fiscale
• Services de Conformité AML (Anti-Money Laundering) et Opérationnelle

Depuis 2013, nous sommes certifiés ISO 22301. 

Quelle a été la motivation d'Arendt Services pour la mise en œuvre de Dynamics 365 ? 

Notre plus grand défi était de maintenir une vue d'ensemble sur le statut des livrables au sein des différentes lignes de services. De plus, nous cherchions à obtenir une source globale de vérité pour les données maîtres des clients. Les informations étaient distribuées différemment dans chaque équipe et par différents moyens.

Combien de temps a duré le projet ?

Le projet a duré approximativement 15 mois et s’est divisé en trois phases :

1ère phase : Préparation et analyse – janvier 2021 > juin 2021 
2e phase : Implémentation – Juin 2021 > Mars 2022
3e phase : Acceptation, transformation, versions supplémentaires et support - Mars 2022 > actuellement.

Quels départements ont été ciblés par le projet ?

Tous les départements ont été impactés - certains plus que d'autres car l'outil nous a aidés à formaliser des processus transversaux tels que l'intégration des clients, le suivi des livrables, le suivi des obligations réglementaires et la rationalisation de la surveillance des transactions.

Témoignages sur la mise en œuvre de Dynamics 365 chez Arendt Services
Comment Dynamics 365 a-t-il bénéficié à Arendt Services ?

"Dynamics 365 m'a donné une vue de tous nos livrables et des délais tout au long de l'année, ce qui nous a permis de surveiller et de planifier nos tâches de manière plus efficace. Comme Dynamics 365 nous permet d'être plus efficaces dans le reporting des données clés, nous pouvons nous concentrer sur les demandes de nos clients. Dynamics 365 nous a permis d'être plus digitalisés et je suis impatient de voir les développements futurs."  Kent Svensson, Director Multinationals, Corporate Services

"L'implémentation de Dynamics 365 a permis aux équipes opérationnelles et à la direction d'avoir une vue claire sur le statut des rapports réglementaires pour nos clients ainsi qu'une source de données centralisée pour nos propres rapports réglementaires. Dynamics 365 est également l'outil central pour l'échange de données avec d'autres outils et pour contrôler les intégrations. La maintenance centralisée, par exemple de l'équipe en charge d'un client, nous a permis de gérer la sécurité de manière homogène sur les différents outils en place." Jean Brisbois Chief Operating Officer.

"Dynamics 365 nous a permis de digitaliser un processus qui était entièrement manuel auparavant : il nous a facilité le suivi de chaque étape du processus et nous a permis de rapporter sur celui-ci pour nos besoins internes et réglementaires. Il nous a également permis de stocker les données et documents concernant ce processus en un seul endroit, ce qui a grandement facilité notre travail. Dynamics 365 est désormais une base de données clé pour nos besoins en rapports réglementaires. Il nous permet d'exporter facilement n'importe quelle donnée, sans avoir à demander le développement d'un rapport à notre service informatique. Toute personne ayant une formation de base peut créer des rapports et des vues personnalisés pour répondre à ses besoins." Daphné Mandel & Audry Decae AML/Compliance 

"Dynamics 365 nous a permis, comme certains outils CRM, de suivre de manière plus efficace les "prospects" depuis le premier contact (offres de service) jusqu'à l'étape de "l'intégration" des nouveaux clients. Si Dynamics 365 est utilisé pour les rapports de "KPI" (statistiques sur les nouveaux clients, revenus potentiels, lignes de service impactées, etc.), c'est aussi un outil de gestion quotidien nous permettant de surveiller les différentes étapes des activités susmentionnées. Un processus centralisé de mise à jour des données combiné à (1) des restrictions d'accès et (2) des rapports de divergence ont rendu possible la sécurisation de la base de données." Jonathan Lepage, Director Commercial Development & Client Onboarding.

Sur quoi Dynamics 365 a-t-il amélioré au quotidien ? Comment a-t-il réalisé cela ?

Dynamics 365 nous offre une vue claire de l'état actuel des processus via une seule source d'information accessible à tous nos services. Il a également uniformisé les processus à travers les équipes, permettant une standardisation et donc une efficacité et une efficience accrues dans l'exécution des tâches quotidiennes. En regroupant toutes les informations en un seul endroit, Dynamics 365 facilite la fourniture de rapports et de KPI.

Avec cette solution, nous avons considérablement amélioré la qualité et le contrôle des données chez Arendt Services. Enfin, Dynamics 365 nous a également donné la possibilité d'intégrer l'outil dans notre environnement informatique et dans nos projets futurs.

Comment s'est déroulée la collaboration avec Ainos ?

Ainos a été le partenaire de choix dès la sélection du logiciel. Pendant l'analyse du marché, Ainos a parfaitement compris nos besoins et la transposition de leurs exigences dans Dynamics 365 était relativement évidente. De plus, Ainos a été en mesure de faire plusieurs suggestions pour la mise en œuvre de nos besoins spécifiques dans l'outil. Nous apprécions les capacités d'Ainos, qui s'est imposé comme de véritables spécialistes de Dynamics 365. Grâce à la confiance qu'ils ont établie depuis le début de la collaboration, Ainos continue à nous soutenir dans les versions supplémentaires ainsi que dans l'intégration de Microsoft Dynamics 365 avec d'autres applications de notre portefeuille. Dynamics 365 est devenu notre référence principale pour les données client. La solution continuera à évoluer pour toutes les lignes de métier, dans la gestion des processus et des données. Microsoft Dynamics 365 est un outil fondamental pour les logiciels opérationnels et constitue un élément critique pour les intégrations futures.